第一章 总则
第一条 为加强核工业西南物理研究院(以下简称西物院)采购合同管理,规范合同签定、履行、验收等主要过程,明确各方责任,提高管理效率和效益,根据上级有关规定,结合我院实际,在院原事业性采购合同管理办法的基础上,修改制定本采购合同管理办法。
第二条 本办法适用于《核工业西南物理研究院采购管理办法(试行)》(以下简称《院采购管理办法》)第二条定义的工程、货物和服务采购所签定的采购合同。
第三条 本办法所称采购单位是指采购项目所在的二级单位或院机关。
第四条 本办法所称项目管理处是指院计划处或院技术处。
第二章 部门主要职责
第五条 采购处主要负责起草编制院采购合同管理办法及其相关规范化文件,建立西物院采购合同管理台帐,协助院办制定院采购档案管理办法。
第六条 院项目管理处根据业务划分牵头组织授权范围内的采购合同谈判、监管合同履行、参加合同验收。
第七条 院安全质量处负责审查采购合同涉及安全与质量等相关事项,编制院安全生产协议书。
第八条 院财务部门主要负责对合同价款的形成依据、款项支付条件等条款进行审查并提出意见。
第九条 院审计处对合同价款等事项进行稽核,并将发现问题反馈有关部门。
第十条 院纪办监察处依纪依规对各合同签定过程中存在的违纪问题线索进行纪律审查。
第十一条 院法律事务办公室负责审核合同条款并提出修改意见。
第十二条 采购单位是合同履行、验收的责任管理单位;院各二级单位应根据本办法负责制定本单位的采购合同管理细则。
第三章 合同签订
第十三条 根据《院采购管理办法》的规定,按照单项合同金额可分六类采购事项,一般采购事项及其以上的采购原则上须签订采购合同,零星采购可不签订合同,按发票结算。
第十四条 采购合同一式四份,采购处、院项目管理处、采购单位、研究室各持一份;院机关采购合同一式二份,采购处、采购机关各持一份。
第十五条 采购合同的订立必须采用书面形式,经签约双方协商的有关修改、补充合同的文书、图表、传真、报价书等,均属于合同的组成部分。正式的采购合同应当包括但不限于以下主要内容:
1.合同签订双方的名称、地址和联系方式;
2.标的(包括货物名称、劳务、工程项目等);
3.数量和技术要求;
4.价款或酬金,包括支付节点与方式;
5.履行的地点、供货周期;
6.质量保证与售后服务;
7.违约责任;
8.解决争议的方法;
9.生效条件;
10.签约的地点、日期。
第十六条 采购合同的签订程序
1.采购合同的起草。确定中标人之日起7个日历日内,原则上由采购申请人联系中标人负责完成采购合同的起草。
2.采购合同的谈判。根据《院采购管理办法》的第六章规定的管理权限,20万元以内的采购合同由采购单位自行组织与中标人展开合同条款的谈判,并签定采购合同;20万及其以上的采购合同由项目管理处牵头组织与中标人展开合同条款的谈判,形成采购合同送审稿,报送相关部门进行审核。乐山基地的采购合同管理权限按《院采购管理办法》的第六章第三十八条执行。
3.在采购合同签订之前,相关部门对合同送审稿进行全面审查并填报《院采购合同审查会签单》(见附件1、2)。合同审查的内容与分工如下:
(1)合同技术经办人首先自查合同主要条款是否与采购文件的采购要求保持一致,并提交课题、项目负责人和室领导审核签字。
(2)采购单位主要审核手续是否齐全、付款进度是否符合财务制度要求等内容。
(3)院审计处、财资处、安质处按第二章规定的职责审核合同。
(4)院法律事务办公室审核合同各条款并提修改建议意见。其中,院常年法律顾问主要审核200万元(含)以上的合同;院法律事务工作办公室主要审核20万元(含)以上200万元以下的合同;采购单位自行审核20万元以下的合同。
(5)院项目管理处汇总各方审核与修改意见,组织、商讨修改合同条款,并形成正式合同,按业务分工和合同金额管理权限由院项目管理处提交正式合同给院领导审批签字。
第十七条 采购合同的签订权限
按照业务分工和合同授权限额,确定采购合同的签订权限。
(1)采购合同金额在200万元(含)以上的采购合同由院长签订;
(2)采购合同金额在20万元(含)以上200万元以下的采购合同由主管院领导签订;
(3)采购合同金额在20万元以下的采购合同由二级单位领导签订。
第四章 合同履行与验收
第十八条 采购合同的履行、验收与管理
采购单位是合同履行、验收的责任管理单位,负责相关合同的履行、验收和管理工作:
1.合同签订后即具有法律约束力,采购单位必须按合同约定全面履行规定的义务。
2.在合同履行过程中,采购单位应建立合同履约的管理台账,根据合同的履行情况作详细全面的书面记录,并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。
3.对于供应商需要按照技术要求生产的非标产品,如果存在生产过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象,要求供应商提供进度安排,采购单位根据进度安排与供应商进行联络,进行积极的协商,确保产品能够及时完成。
4.遇到履行困难的合同,必须及时向相关职能部门通报并报告相关院领导。当需要变更合同时,采购单位首先对合同质量标准、技术要求变更的可行性及对相关项目的影响度进行评估,再按上述采购合同的签订程序进行办理。
5.当合同发生纠纷时,应与合同对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助院常年法律顾问办理有关事宜。
6.负责牵头组织合同验收并填报《采购产品验收报告表》(附件3),负责采购合同验收资料的收集、汇总。
7.采购合同履行完毕后,应及时将相关资料收集、登记,与院采购处保存的采购档案汇总后一并移交院档案室存档、归档。
第五章 附则
第十九条 合同签订、履行、验收过程中,须经监察和审计部门进行监督、稽核的,按照院有关规定执行。
第二十条 各二级单位应根据本办法,制定相应的实施细则。
第二十一条 本办法由院采购处负责解释。本办法自2017年9月1日起执行。原《核工业西南物理研究院事业性采购合同管理暂行规定》(核西物财发〔2013〕13号)同时废止。
附件:
1.核工业西南物理研究院采购合同审查会签单
2.核工业西南物理研究院机关采购合同审查会签单
3.采购产品验收报告表